建構企業內部共通語言 提升溝通效率 / 從書信、開會內容著手整理

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國際化企業亟需解決的問題,就是公司內部國際員工或是母公司與海外子公司間的內部溝通。

例如以義大利為總部的飛雅特汽車,市場涵蓋歐洲、北美、南美、亞洲及非洲各國。該公司曾推出一款Palio 汽車,零件分別來自巴西、阿根廷、南非及俄國,最後在波蘭生產線組合全車。這種全球供應鏈的布局,可以降低成本。然而,其整體供應鏈必須使用西班牙文、葡萄牙文、英文等不同語言反覆進行溝通,後勤系統缺乏語言管理,因此在語言溝通上容易產生誤差,而導致業務執行的困擾,甚至落入猜忌與不和的困境。

為了儘量減少雙方在溝通時可能造成的誤會或資訊落差,可能使用的方式有兩種。分別是「採用英語為組織的官方語言」及「建立企業英語單字手冊」,如表1。

其中,欲建構企業單字庫或單字手冊,可以透過歸納電子郵件、備忘錄、文書紀錄等常使用的單字,整理成電子檔或表格,供員工隨時查找。企業亦可定期檢視各部門是否確實運用到單字庫的詞彙,並視情況更新或替換,減少溝通困擾。

最適合的國際溝通常用單字量約1,000 至1,500 字,但可視各部門業務需求和領域新增150 至200 字的專業術語。

一般來說,英語最常使用的字詞為動詞,所以建議要掌握50 至100 個動詞,才能有效溝通,如表2。如此,便能使用「主詞(可能為人或企業)+動詞+受詞」的句法進行溝通。

 

將企業內部語言統一 降低跨國溝通難度

  • 增進企業員工使用英語溝通的兩大管理方式

方式

內涵

特點

以英語為組織的官方語言 公司內所有的溝通,包括電子郵件、文書、報告、會議全面採用英語。 1. 需要全體員工皆具備英語溝通能力。

2. 適合高度國際化公司。

建立企業英語單字手冊 控制內部語言,採取有限的單字及語法作為公司溝通之用,內部文件或郵件,皆必須使用規範內的單字及語法。 1. 不需要全體員工皆具備一樣或一般溝通之英語能力。

2. 適合低度與中度國際化公司。

3. 可以依照公司業務屬性規畫最適當的單字表。

4. 統一單字的含意,減少誤會。

5. 最適單字量約為1,000-1,500 字左右。

 

備齊51 個常用單字 提升員工溝通效率

  • 職場常用51 個動詞

表達

常用動詞

肯定或確定 admit, clarify, understand, afford, confirm, believe
抱歉或肯定回應 apologize, appreciate, adopt, cancel, delay, decline, refuse, respond
執行動作 achieve, adjust, assign, arrange, catch, change, challenge, choose, connect, cooperate,coordinate, solve, turn, urge, purchase
狀態 attach, compete, conclude, develop, expand, prefer, remain
請求 ask, borrow, emphasize, express, inform, invite
多用途 make, take, give, do, know, apply, have, suggest, get

作者/陳超明    整理/陳蔚承(本文摘錄整理自《英語語言管理操作手冊──企業篇》)

 

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