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【陳超明×國際溝通講堂】職場必備英文筆記術》筆記本不是最理想的記錄方式?認識職場常用筆記型式


前面幾篇文章提到了記筆記的目的、功能和時機,接下來要談筆記種類。不是所有的筆記型式都一樣,例如看書時在旁邊做筆記,稱作書邊筆記。筆記因功能不同而產生不同的型式,因此應該要知道筆記的各種特性,以及運用方式,以便將來再次研讀觀看。

獨立筆記

有時想將突如其來的想法、點子記下,像是聽演講、和人聊天,或是看書、看報紙時所獨立記下來的文字,就稱為獨立筆記。建議用A4活頁紙或大小約6*10的小卡片記獨立筆記。我不喜歡用筆記本,因為它很死板,難有次序。

A4活頁紙適合做獨立筆記,方便未來整合相關概念的資訊或想法。(圖片來源/photoAC)

獨立筆記可以用活頁紙或小卡片記錄剛才所提及的獨立idea,這裡有個很重要的觀念,任何的獨立筆記,或是稍後會提到的卡片筆記,都必須是one idea on one card(一個想法一張紙)。不能將所有的ideas都寫在同一張紙上,縱使那張卡片只有一句話,也要獨立出來,因為若同時寫在一起,就會造成一張卡片裡出現各種毫不相干的資料。因此必須要把idea「獨立」出來,之後才可以補充;也就是說,同一頁面上出現的資料,都要和那個idea有關。

獨立筆記通常會記錄場所、時間、以及筆記的main idea,甚至若是邊看書邊記的筆記,書的作者或是書目也都要記下來,這樣之後要去查詢會比較容易。大多人在看到某段句子不錯時,通常會用抄寫的方式記下,但根據我過去的習慣,建議用影印或是拍照保存下,這樣可以避免抄錯字的窘況。所以我以往都會將影印下的內容貼在活頁紙或卡片上,看得也比較清楚。

獨立筆記是一些相關ideas的整理,例如在書中讀到某些不錯的內容,可能過了兩天,又遇到同樣的想法或點子,就可以把舊的那張紙拿出來記在上面。獨立筆記可能是讀書的心得,或是創意,像是在洗澡、坐公車時,突然有很棒的靈感就可以記下來。

補充筆記

相較獨立筆記是屬於original idea(原創想法),補充筆記則是跟隨一些主要文章所產生的回應或隨想的文字。有時候為了報告或計畫而蒐集了許多資料,可能這些資料不一定都用得到,但先不要丟掉,這些可能是補充筆記需要用的內容,可以抄寫一些句子,說不定之後會用到。

假如我在看電影《鐵達尼號》之前對電影內容早已有一些基本資料,但看完電影後,我想寫下對影片內容的回應,這些回應就是補充筆記。寫下來的補充筆記可能不見得和《鐵達尼號》有關,也許是對愛情的觀念、感情的想法。

我個人也做了很多補充筆記,有些資料可能不會都用到,但我會抄寫在同張卡片上,說不定未來相關研究需要使用就可以拿出來使用。通常我的資料都會放在file夾(如下)內,區分成獨立筆記或補充筆記,這樣我的資料就可以不斷累積,無限擴充。每個file夾分類放在櫃子內,每次需要哪些資料,就可以輕鬆抽取,等到用完後再歸檔回去,十分方便。

用file夾收納筆記,方便下次使用。(圖片來源/Pexels)

書邊筆記

書邊筆記是看書時在一旁做的註解,或是寫下的一段話。書邊筆記的功能在於突顯重點以及幫助回憶個人心得,因為全書大量文字,透過書邊筆記方能清楚標示重點。通常書邊筆記不會寫太多,而是以summary(總結)和key words(關鍵字)的概念而組成。

卡片筆記

我建議聽演講時做獨立筆記,在學術研究時做補充筆記,而卡片筆記則可以運用在看書時。前面提過用6*10的卡片,概念也是one idea on one card。為什麼要記錄在卡片上?因為卡片能夠reshuffling(重新組合)。例如看一篇文章就能記下ideas,而眾多ideas獨立於文章後(out of context),就形成了獨立的思想物。

獨立筆記的好處在於可以記錄下有邏輯性的idea。卡片筆記記錄的資料較少,所以不會形成一個完整的思維,而是單一的。但當idea out of context(想法從文章獨立而出)後,就能與其他ideas產生撞擊,因此有時一篇文章也能記錄十張不同idea的卡片。

用卡片記錄idea可幫助邏輯思考,並重新組合形成新的想法。(圖片來源/Pexels)

很多人寫文章時,容易有抄襲的行為,因為別人的ideas很好、邏輯很清楚,所以閱讀整篇文章時,自己很容易被他人的文章結構牽著走。但若做了卡片筆記,把其ideas抽離了context之後,就可以獨立使用這些ideas而不會盲目跟隨。

因為卡片筆記如同撲克牌般可以重新組合,組織需要的ideas,因此卡片在交互配對時,也經常會產生新的觀念;若一篇文章有十張卡片,十篇文章就有一百張卡片,將一百張卡片重新組合後,就能變成一篇新的研究。這是卡片筆記最大的功能。

活頁紙和卡片是記筆記的最好方法

過去很多人用筆記本做筆記,但筆記本最大的缺點在於其邏輯係數很清楚,因為是以一步一步抄寫下來,所以很容易就被牽著走。第二個缺點是筆記本不方便撕頁,導致ideas無法跳躍,沒辦法將相同的觀念統整在一起。因此建議改用活頁紙和卡片記筆記。

活頁紙可以訂在一起,也可以分開,卡片筆記則可以編目、整理,反觀筆記本則較難再次翻閱,也因為不曉得所需資料在哪裡而無法編目。現在有很多電腦軟體也可以做筆記,像iPad和iPad mini都有類似卡片筆記的軟體,可以一頁一頁的翻閱;但我不主張用電子方式記錄,因為電腦只能呈現一頁的畫面,無法產生並列的型態,所以只能看到一個idea。

重組筆記 產生新概念

除了書邊筆記,筆記最重要的概念在於重組不同ideas而產生新的idea,就如同拼貼的概念,屬於後現代的看法。就好比有10件襯衫、10件裙子、10雙鞋子,重新組合後就有10*10*10的穿衣變化,帶出了新的創意、意向。因此用卡片記筆記就像穿搭衣服,要讓卡片產生不同的創意。

記筆記除了幫助記憶之外,還是一種觀念撞擊的好方式。就語言內化的功能而言,舉例來說,若我手上有十張卡片,當正好需要使用某個idea時,我要quote(引用),而非照抄,並要重新改寫,但該如何改寫?可以運用其他九張不同的句型,並套用在想寫的idea上,也就是將A卡片的idea套入B卡片的句型結構,兩者組合在一起後,就會出現新的資料。這也就是我在教語言內化過程中很重要的一個方法。

事實上,很多新產品都是由這樣的概念而來,因為創新很難,要學習混搭,才能創造更多的想法。(文/陳超明;頁首圖片/Pexels)

【陳超明小檔案】

台灣全球化教育推廣協會執行長
實踐大學應外系暨創意產業博士班講座教授

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