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財會背景英文也要好?貿協專員聽說讀寫能力缺一不可


「發揮自己的專長且應用在工作上,就能幫助優秀的台灣業者被世界看見。」目前在外貿協會擔任企畫財務處專員的王俐力,善用自己的會計專長,管控、審查業務單位的預算,透過前輩的帶領以掌握工作竅門,不斷增強自己在職場上的多元能力。

工作生活平衡 還能持續進修

大學就讀會計資訊系,王俐力畢業後第一份工作在國際四大會計師事務所之一擔任審計員,負責查核客戶的財務資料。王俐力說,「當時查核上市公司,一年總共有三季核閱、一季查核、內控、五月有稅報,年底要出國查帳、盤點,一整年的工作緊鑼密鼓」,因為查核時間有限,要在短時間了解客戶的業務循環、製作工作底稿等,每天加班到半夜在所難免。

剛好有親友推薦貿協正在徵才的訊息,因為貿協的工作時間相對穩定,加上王俐力一直希望能有更多時間進修、精進其他能力。抱著這樣的想法,王俐力趁著會計師事務所六月的淡季,加緊複習會計、英文商業書信、公文等科目,最後如願在前年(2020)考進貿協企劃財務處。

剛進到貿協時王俐力被分配到聯繫組,負責接洽國外大使參訪、拜會等,但因有會計背景,轉調到計畫管控組,負責管控、審查業務單位的預算、向高層主管報告業務預算收支情形,有時也要配合政府審查預算時程,提供相關資料並回覆政府審查的問題。

王俐力解釋,計畫管控組的業務主要向高層主管報告財務情形,所以要對整個貿協的國內外業務有一定程度的了解,「因為我沒有在其他業務單位的工作經驗,所以平常透過研讀委辦計畫書的內容、花時間和前輩與業務單位同仁溝通請教,才能盡可能在短時間了解全貌。」整合與溝通是最大的挑戰。

尤其近兩年受到疫情影響,外在環境變化快速,最常碰到業務單位詢問執行時需符合哪項規定來規範相關作業,要花時間和對方溝通達成共識,「這個過程需要掌握問問題的方式和說話技巧,站在對方的角度思考,同時確認自己所回應的規定沒有問題。」

王俐力坦言,一開始會有點困難,經驗不足時會覺得是不是對方想要挑戰規定,但慢慢摸索,向主管請教,或是閱讀精進溝通相關文章,都讓她更能抓到溝通技巧,學習以退為進聆聽對方的想法,達成共識,而這些應對技巧都需要時間來累積經驗和不斷學習。

王俐力目前擔任企劃財務處計畫管控組專員負責審查貿協的業務預算,也在不同部門的討論中精進溝通協調的技巧。

推動台灣貿易發展 必備英語實力

進到貿協近兩年,談起印象最深刻的任務,是去年高層主管想了解貿協各個駐外單位被分配到的工作量,是否有過於集中,由於是臨時交辦的業務,沒有前例可參考,以往呈報的資料大多是文字或表格。王俐力根據大學所學的理論,認為可以用圖表方式呈現,於是上網自學「儀表板視覺設計」方法,再結合對資料結構的理解,設計視覺化的資料給高階主管參考,受到高度肯定。

「雖然我喜歡規律型態的工作,但又不喜歡一成不變的生活。」王俐力說,來到貿協之後,有更多時間精進自己,她會在下班後學程式語言,也能做自己有興趣的事。今年貿協成立數位科技中心,她投遞數據分析的內部職缺,在面試時展現興趣和專業,提到財務數據分析與業務面資料結合,對未來的決策能有所幫助,順利錄取,十月就將轉調新單位。

貿協是台灣最重要的貿易推廣機構,王俐力提到,英文能力相當重要,雖然計畫管控組相對其他單位較少用到英文,「但有時審查單位預算要檢視與國外合作的合約時,也要有基礎英文能力,才能瞭解合約的內容、付款條件及攸關本會權益事項等。」                                                        

她也觀察到,業務單位要和國外買主、展覽主辦單位溝通或簽約,都需要基本的英文溝通能力,「像我們有超過60個駐外單位,未來有機會到海外工作,精進英文能力就很重要。」業務上有大量的書信往來、電話聯繫,英文聽說讀寫能力缺一不可。

王俐力分享,貿協提供很豐富的學習資源,她曾獲派參加國際資安認證課程,課程和證照考試的費用都是由貿協負擔,平常也有語言課程補助,有助於未來有意駐外的同仁進修。在貿協工作可以彈性運用時間,把握資源與機會學習,才能在變化快速的國際市場中掌握優勢,成為自己的職場主人翁。(文/楊旻蓁;圖片提供/王俐力)

About 王俐力
現職:外貿協會企劃財務處計畫管控一組專員
經歷:四大會計師事務所審計員
學歷:台北商業大學會計資訊系
英語程度:TOEIC聽力與閱讀測驗920分

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