上一期我們教大家如何適當地回信，感謝並確認國外講者答應國際研討會邀約後的相關細節。然而，從答應邀約到抵台期間，通常尚有四到六個月的籌備期。這段期間，建議仍應與國外講者保持聯繫，最好每隔二至三周就寄封信確認細節，以免與講者失聯。那麼籌備期間有哪些細節要跟講者再確認？講者常提出的問題又有哪些？此系列文章將分為上、下篇，分別說明「國外講座常見提問、主辦單位確認事項、如何適當提醒及催促會議資料準備、授權書研擬與確認」等內容。
歷經一個月的洽聘，秀玟順利從英國、澳洲與日本聘請到三位國外學者擔任研討會主講人。秀玟心想：「最困難的工作完成了！接下來，應該可以輕鬆等學者抵台了。」沒想到，一堆細節問題接踵而來，除須時常回覆國外學者專家的問題、協助安排行程、提供來台後續的相關資訊，公司的主管與文化部長官也時常追問研討會細節與講者情況。秀玟才發現，原來很多看似簡單的問題，用英文表達時卻很容易因為辭不達意而產生誤解，到底該如何正確表達，才不會造成溝通上的誤解呢？
國際研討會籌備期間，國外講者通常會提出口譯與接送機安排的問題。
國外講者來信範例：提出口譯詢問
Dear Ms. Chen,
親愛的陳小姐，
I had one more question about my presentation.
關於演說簡報，我還有一個問題。
Is the audience fluent in English or will there be an interpreter available during the presentation?
觀眾們是否能聽懂英文呢？還是在簡報進行時會安排口譯人員呢？
And if there is an interpreter, will the translation be simultaneous (with headpieces) or consecutive?
如果有口譯人員的安排，是採用同步口譯（戴耳機），還是逐步口譯呢？
I ask because this might influence the number of slides I can present and the amount of material I can present.
我會這麼問是因為這會影響我想呈現的簡報頁數與資料量。
Best Regards,
致上我最好的問候。
Chris Bilton
克里斯•比爾頓
國際研討會上，主辦單位會安排口譯，有些是同步口譯（simultaneous interpreting），口譯員會在口譯室聆聽演講，透過紅外線傳輸翻譯至聽眾的耳機。有些是逐步口譯（consecutive interpreting），口譯員直接站在講者旁，講者需在演講時稍作停頓，以便口譯員翻譯。另外，有些主辦也會為國外講者安排耳語口譯（whispered interpreting），譯者會坐在聽者旁輕聲翻譯。
由於逐步口譯須由講者先以外語講述，隨後譯者用另一種語言翻譯，因此同時間內，演講內容須減半。舉例來說，演講時間為一小時，搭配逐步口譯，講者需把演講內容縮減為30 分鐘。口譯形式的不同會影響國外講者的簡報頁數與內容多寡，因此，建議在講者準備資料前，先告知口譯形式。此外，口譯內容具著作權，主辦單位若想錄音存檔，須先徵詢同意並取得授權。
主辦單位回信範例：回覆口譯問題
Dear Professor Bilton,
親愛的比爾頓教授，
We will arrange consecutive interpreting during the symposium.
我們會在研討會中安排逐步口譯。
Considering you need to pause between statements for translation, please kindly prepare your talk based upon 30 minutes.
考量到您必須於演講中停頓，讓口譯員翻譯，請您以30分鐘為基準，準備您的演講資料。
Thank you.
謝謝您。
Best Regards,
致上我最好的問候。
Wendy Chen
陳秀玟
除口譯問題，接機也是許多國外講者會主動詢問的問題。
國外講者來信範例：詢問接機安排事宜
Dear Wendy,
親愛的秀玟，
How should I get from the airport to the hotel? Taxi?
請問我該如何從機場到飯店呢？搭計程車？
As you may suspect, I do not speak or read any Chinese, so I am concerned that I may find it difficult to navigate in Taipei alone (it will be my first time in Taiwan).
您應該可以猜想，我並不會說中文，因此， 我擔心單獨在台北找路會有困難（這是我第一次到台灣）。
Any help you can provide on exactly what I should do once I land would be greatly appreciated.
如果您能在我抵台時提供任何幫助，具體讓我知道該如何做，我將不勝感激。
Best Regards,
致上我最好的問候。
Mary Taylor
瑪麗•泰勒
若訪台講者人數不多，部分主辦單位會要求工作人員親自接機，以表達歡迎之意。如人力不足，則建議可委託坊間租車公司接機，國外講者並不會因此覺得失禮或有違國際禮儀。
主辦單位回信範例：表達工作人員將親自接機
Dear Mary,
親愛的瑪莉，
My colleague, Jane, will pick you up at the airport upon your arrival.
我的同事，珍，將會在您抵達機場後去接您。
Please kindly look for the person and the sign with your name on it after exiting the customs.
出海關後，請您找尋一位手拿您姓名牌的人。
主辦單位回信範例：表達委託租車公司接送
We will arrange a car to pick you up at the airport upon your arrival.
我們將會安排車子在您抵達機場後去接您。
Please kindly look for the driver and the sign with your name on it after exiting the customs.
出海關後，請您找尋一位手拿您姓名牌的司機。
國際研討會籌備期間，除須即時回答國外講者的問題，主辦單位亦可透過進一步的細節確認，如航班資訊與活動安排，和講者保持互動。
主辦單位信件範例：向國外講者確認航班資訊
Dear Professor Edo,
親愛的佐藤教授，
May I have your flight schedule to arrange your itinerary?
可否請您提供您的航行時刻表，以便我安排後續行程？
It would be appreciated a lot if you could send me the e-ticket and receipt once you book it.
當您訂妥機票後，如能將電子機票與收據寄給我，將不勝感激。
先前曾介紹國外講者的機票訂購方式，若選擇請國外講者自行訂購，於講者抵台後再以現金償還，則應提醒講者儘速訂購機票，並提供班機資訊與收據。班機資訊包含出發與抵達的日期、時間、地點、航空公司及航班編號，以便主辦單位安排住宿與接機。請講者提供收據是為了掌握機票費用，以便事先簽核並預控經費。建議可將講者提供的班機資訊彙整為表，方便查詢。
籌備研討會，除會議議程，通常會安排活動，如歡迎晚宴、參訪活動等。
主辦單位信件範例：詢問國外講者參與其他活動的意願
Dear Professor Edo,
親愛的佐藤教授，
During the symposium, we wish that you could attend the Opening Ceremony and Welcome Banquet. Besides,we will arrange a cultural event in the afternoon on Sept. 10. There will be an English Guided Tour at National Palace Museum.
有關研討會期間的行程，我們希望您能參加開幕式與歡迎宴會。此外，我們在9 月10 日下午安排一場文化參訪活動，故宮博物院的英文導覽之旅。
We are also glad to invite your wife to be our guest both in the Welcome Banquet and the cultural event.
我們也很樂意邀請您的妻子參與歡迎宴會與文化參訪活動。
Please kindly let me know whether you will be willing to attend above events.
請讓我知道您是否樂意出席以上活動。
三大實用句型 輕鬆籌備研討會
Considering (that) S+V （原因、緣由）, S+V
Considering that 加上子句，為「考慮到某因素」。當說話者考慮到某種因素或緣由，而提出特定要求、安排，可用considering that （that 可略）的句型。（例句請見p.63，例 1）
S +be concerned that+ 子句／ about + Noun
concern 可當名詞，表擔心、掛心、關心的事情，可用I have a concern that 的句型，說明自己掛心某件事。此外，concern 亦可當動詞，為使擔心、使不安。若主詞為人，則可用be concerned about ＋ 名詞， 或be concerned that 接子句。（例句請見p.63，例 2）
We wish that + S+could+V
委婉請求收信者做出特定回應的說法很多，之前介紹過It will be greatly appreciated if S + V、Would it be possible that S + V、We need to + V 等。而we wish that 的句型，是種客氣（或讓步）的說法，期望對方配合做出某行為，避免強迫，所以用假設語氣（you could）。（例 3）
細心小舉動 邀講者來台暢通無阻
國際研討會籌備期間，有時候主辦單位必須寄出正式邀請函給講者，以便講者辦理後續來台的手續，包括簽證、請假手續等。擬定正式邀請函後，記得在邀請函下方請主管簽名，掃描文件並存為PDF 檔，再以電子郵件寄送給國外講座。
國際溝通信件必學關鍵字
- consider（考慮、考量）
- suspect（猜想、料想）
- concern（使擔心）
- navigate（導航、找尋方向）
- land（著陸）
- consecutive interpreting（逐步口譯）
- simultaneous interpreting（同步口譯）
- customs（海關）
- electronic ticket（電子機票）
- English guided tour（英文導覽旅遊行程）
陳超明
台灣全球化教育推廣協會理事長
實踐大學應外系暨創意產業博士班講座教授