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【陳超明×國際溝通講堂】以觀光為國際交流完美收尾,首先考慮這些行程


怡玫在擎天藝術公司擔任總經理秘書,正在著手準備慶祝晚宴(gala dinner)的相關事宜。慶祝晚宴除了用餐以外,來自世界各地的出席者還必須準備具有本國文化元素的表演活動,作為晚宴的餘興節目。怡玫如何為總經理和隨行的同事們規畫既能帶動氣氛、又能介紹台灣文化的表演呢?

一、慶祝晚宴(gala dinner)

用餐形式

慶祝晚宴的用餐形式基本上有兩種形式:自助餐(buffet)或是套餐(set meal),後者除了主餐可根據個人喜好選擇以外,副餐則全體相同。研討會的聽眾通常必須全員參加,並且與同行團體圍著圓桌就坐,一邊用餐,一邊欣賞台上其他團體的表演。

表演形式

怡玫的總經理若與擎天藝術公司的其他人員,以「團體」的形式自台灣出發至國外參加國際研討會,便需為慶祝晚宴準備表演節目。表演的活動性質以能炒熱氣氛為前提。

選擇上台唱歌,則以節奏輕快、觀眾可跟著旋律鼓掌打拍子或律動的歌曲為首選,還要帶有文化色彩。台灣的團體考慮由林強演唱的閩南語歌曲《向前走》,或是由伍佰演唱的《你是我的花朵》等,節奏明快且副歌單純,可以簡單舞蹈或手勢帶動唱,增加觀眾參與度。

但若台灣為國際研討會的主辦國家,地主國也必須準備表演活動。建議主辦國家邀請具台灣特色的表演團體。在確定表演節目流程以後,務必指派一位主持人,各團體登台表演前,以30秒的時間,簡短介紹團體成員與表演內容。

主持人可以說:
Ladies and Gentlemen, we are from Taiwan. We would like to bring to you a very popular song (dance) in Taiwan, entitled _____________; it means _______________. From my left-hand side are our CEO Mr. _____, Senior Manager in HR, Mr. _______, …

在表演過程中,如邀請來賓或觀眾加入,可以說:
Come on, join us. Show me your hands and shake your body too; let’s do it together!

二、旅遊與觀光

國際研討會的主辦單位在會議結束後,總是會盡地主之誼,為世界各地遠道而來的參加者,安排觀光行程。除了放鬆休閒,也是深入認識業界人士或當地文化,建立人脈的好時機。

● 時間

研討會最後一天下午,或是隔天的早上。

● 目的

除了遊覽景點外,參加觀光行程最重要的目的便是建立人脈、認識當地文化。不同於酒會與餐會,旅遊時與同行者的相處時間較長,氣氛較輕鬆自在,更容易建立人際關係或是發展潛在業務。如果你是講者,也可藉此機會宣傳自己下場演講資訊,邀請在場的業界人士參加。可惜台灣人大多不喜愛這樣的社交活動,但此機會難得,建議務必出席。

在參加觀光旅遊團之前,最好做足功課,了解一下同行者的身分。如果想製造與重量級的人物進一步交流的機會,不妨在酒會與餐會時主動邀約對方一同參加旅遊行程。

衣著與配件

旅遊與觀光的場合可以穿著休閒輕便的服裝,但是並不等同於任意穿搭,仍需保有一定的質感與品味。最好再根據不同的場合,選擇不同的形式與尺寸的包包配件。出席國際會議的各種場合時,若能身穿有時尚品味的服裝,有助於結交朋友。畢竟衣著是給他人的第一印象,配戴有特色的配件也較能輕易地與他人開啟話題。

男性 女性
● 風格:衣著以舒適合身為前提,不建議穿著厚重衣物(視天氣而定)

● 上衣:素色T恤、polo衫或高領衣物,不建議選擇印有標語的款式

● 褲子:卡其褲或體面的牛仔褲(乾淨且無破洞的款式)

● 鞋子:樂福鞋(不繫鞋帶的平底便鞋)、運動鞋或涼鞋

● 男上衣:可穿著休閒襯衫或毛衣 ● 女上衣:可穿著休閒開襟女上衣

● 女鞋:可穿著平底鞋

● 裙子:可穿著無袖洋裝、長裙或短裙

如果沒有太多著裝預算,可先投資購買一個知名品牌的名片夾,如此一來在交換名片和自我介紹時,有品味的配件將多少為自己的形象加分。

旅遊行程(City Tour)

通常在線上報名研討會時,可一併填寫旅遊調查單(見下方附表),預定當地的旅遊行程。報名者除了可以看到集合地點與行程以外,也須填寫出席形式(個人或團體),而餐點通常必須自理。

對於喜歡單獨行動的歐美人士,也會提供悠遊卡以及一日行程。對於重量級貴賓,主辦單位則會指派導遊以及隨行翻譯,讓對方賓至如歸。

假設研討會於台北舉辦,以下為幾個台北一日遊重要景點:

景點 內容
國立故宮博物院(National Palace Museum) 台灣最具規模的博物館,典藏近70萬件冊的藝術品及文物
台北101(Taipei 101) 台灣最高建築,可於觀景台一覽台北之美
士林夜市(Shih-Lin Night Market) 台北最大的觀光夜市,可嘗盡所有著名台灣小吃
大稻埕(Dadaocheng) 在往日台北最繁華的商貿區,進行古蹟與老店巡禮
九份 (Jiufen) 享受山城小徑通幽的景色,並品嘗特色美食芋圓

旅遊調查表範例

社交技巧(socials)

在乘坐交通工具或是參觀景點的數小時內,有許多與同行者交流的機會。若想開啟話題,不妨從詢問對方國家是否有類似的或值得一遊的景點開始,接著延續觀光的話題,詢問對方休閒時間是否有旅遊的習慣。再來可順勢談論與對方文化的差異,從飲食、物價、政治(避免談論嚴肅的政治話題)到醫療保險制度與退休福利等等,都是引人入勝的話題。

其他好聊的話題還包括科技產品,如新一代智慧型手機的功能或外觀,以及實用的或新奇的手機應用程式(app/application)分享,或是最近的時尚潮流。

想要與同行者建立良好的互動,勢必得事先做好功課,掌握最新資訊與趨勢。如此一來,無論對方的背景為何,都能夠輕鬆與對方閒談,也才有機會建立合作關係。(文/陳超明;頁首圖片來源/pxfuel)

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