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【陳超明×國際溝通講堂】職場必備英文筆記術》演講中學批判思考 會議記錄練邏輯力


大部分的人寫完筆記後,除了為了考試而做的上課筆記,幾乎不會再拿出來仔細看。若是去聽演講,除非被要求交報告,不然也很少會再重新檢閱。但我覺得不是只有學生該做筆記,一般人也應該要整理,因為記筆記是一種快速吸收知識的方法。不過,記筆記後要怎麼使用呢?

筆記該如何內化?

我認為有兩種做法,一種是語言的層次,也就是記了筆記後,可以把單字片語和表達方式記錄下來。比如聽到別人談論金融股票,他們所用的easy monetary policy(貨幣寬鬆政策);或是影響全球經濟的COVID-19,在很多國外報導中,都會有一些英文相關字詞如vaccine(疫苗)、隔離(quarantine)。學到這些字詞後,就能增加不同領域上的單字能力,在面對外國人時,也更能說出個人看法與見解。

第二項做法是練習語法(syntax)。可能有些人會覺得,在課堂上所學的英文語法,都是非常正式的英文,在日常生活中不實用。但事實上,口語英文的用法是很直接的,一般不會說Everyone seems to blame me.(似乎每個人都怪我),而是可能會說They think this is my fault.(他們認為這是我的錯)。

不過,一般聽演講或看報導,也不會使用非常colloquial(口語)的英文,因為它是正式演講,所以通常為正經但直接的英文。因此,聽演講或是上課所記的筆記,不太會出現很難的分詞構句。除非演講者是念稿子,不然可以學到簡單的句法結構,以及如何把一個複雜的idea(想法),用邏輯性的方式表達出來。

跳脫演講現場氛圍 從筆記中比對資訊內容

除了以「語言內化」的角度來記筆記,也可從「內容」的角度內化筆記。舉例來說,一般聆聽一場演說,只是聽到單一的意見,但將演說內容記下筆記後,回去再聽其他演講或翻閱書本,並將筆記中以及新查詢資料的ideas再cross reference(交叉比對)就可以發現你和你的知識產生了距離。

很多人聽行銷公司的談判會覺得非常棒,可是記下筆記後再回想,就能跳脫現場談判演講的環境,進而產生critical distance(批判距離),再次看筆記的時候,就能藉由其他資訊的輔助,例如上網找些資料,因而在資訊交叉比對的過程中,成功內化知識,而非只接受相同資訊。

以我個人經驗來說,我喜歡看新聞,當我想了解更多有關COVID-19的資訊,我就會去找台灣以及CNN的報導,了解國外對於台灣事件的看法。並從中發覺兩邊的說法完全不一樣,這時就能有一些判斷性的意見。所以記下筆記後,事後再回想、比對,對內化知識是有好處的。

從會議筆記中訓練邏輯思考

通常我們記完會議筆記後,就會將筆記丟在一邊,但我認為應該要再看幾遍。以開會紀錄為例,開完會議後再次看筆記,有時候會當初記下來會議內容根本邏輯不通,所以再次觀看筆記能幫助自己訓練邏輯思考。還可從筆記中學到主管或發言人的思考模式。

很多時候大家在會中討論得很熱烈,但再次看會議紀錄後才發現意見缺乏建設性。那為什麼開會時或開會後大家都沒有異議?因為沒有critical distance,也就是再次閱讀筆記時,跳脫開會情境所產生的批判性思考。可能原因就在於沒有人記筆記、事後檢討,所以產品一出來時,就被大家罵翻天了。

會議紀錄也是筆記的一種

我開會的時候,都會先看議程,再事先思考一下報告內容,然後在會議中記筆記。開會的時候最好當場記筆記,要回應他人的意見時,就先把自己的idea記錄下來,因為記錄下來後,邏輯會比較清晰,更能organize(組織)談話內容,而給予他人的意見最好是兩到三個,四個以上大家就不聽了。舉例來說,「我的具體建議是一、二、三」,然後結束,這樣聽者就知道結論。

會議紀錄也是筆記的一種,但是大多人都不太看。所以很多會議紀錄中提到的事情到底有沒有去執行也難以判斷。我以前當主管時,我會要求員工在會議紀錄中的所有事項後面寫下預計完成時間,並做出表格列出會議執行的成效,不然開完會就沒事,永遠都沒有解決問題。

筆記形成自己的知識

該如何使用筆記?我建議做完筆記後,在後面留下空格,並寫下自己的comments(評論),這就是你和筆記之間的information gap(資訊落差)。記筆記時也可用活頁紙,這樣便可以再插入別人的資料進來,所以一頁一頁用file夾釘起來,這就形成你自己的資訊,事後自己要演講或要整理知識,就可以把他人和自己的內容夾雜在一起,這樣就形成你自己的知識,也是創意的來源。

養成這個習慣並大量使用筆記,插入自己和他人的意見,這樣知識的創造就會漸漸形成你自己的思考模式。因為不同的筆記種類會有不同的使用方式,接下來在談筆記種類的時候,會再漸漸講述各種筆記在實務上的應用。

以下為線上參考資訊,大家可以試著聽看看,記錄一些要點,也聽一些單字。(文/陳超明;圖片來源/Pexels攝影師/Ron Lach

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【陳超明小檔案】


台灣全球化教育推廣協會執行長
實踐大學應外系暨創意產業博士班講座教授

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