上一期我們和大家分享了國際研討會的會議資料如何準備、相關細節如何確認,學會在書信往來中使用實用的句型溝通。不過,資料收齊之後,會議手冊的編纂又是另一個挑戰,一起來看看有哪些需要注意的地方吧!
顧問公司的秀玟籌備這場國際論壇近半年了,這段期間,秀玟花費許多心力聯繫國外講者,好不容易收齊了講者的簡歷與會議資料,以為只要將資料彙整為手冊就能送印,沒想到,會議手冊的內容必須有中英文兩種版本,目錄、議程與會議規則等的撰寫,到底該如何著手呢?
會議手冊是國際研討會或論壇中最重要的書面資料。除了可提供與會人員了解國內外講者的簡歷背景、會議各場次的主題與內容,亦可讓參與者了解會議流程與安排。若使用了錯誤的英文,將影響與會者對主辦單位的觀感,因此務必特別留意英文的正確性與適當性。以下將從「目錄」、「議程表」、「會議規則」三大部分,舉例說明撰寫時的注意事項與實用句型。
目錄》展現專業 留意大小寫與職稱
常見架構包括「議程表」、「會議規則與注意事項」,以及專題演講與各場次論壇主講人及與談人的「簡歷」、「講題大綱」、「簡報資料」等。注意事項如下:
一、大小寫規則:英文標題或目錄,除介係詞及連接詞(如 for、in、and)或冠詞(如a、an、the)外,每個單字的字首都應採用大寫。
以「創意產業人才發展新趨勢」國際論壇為例,適當的英文寫法應為「The Emerging Trends in Talent Development for Creative Industries」;目錄上「會議規則與注意事項」的英文寫法, 正確應為「Rules and Regulations」。
二、教授職稱:許多人撰寫英文議程或目錄時,常遇到的困擾就是教授職稱的英譯,不同層級教授的英文寫法可參考表一。
有些學者還擔任學校的行政工作,例如所長(Chair∕Director)、院長(Dean)或校長(President)等。由於行政工作涉及各國學校行政體制,翻譯上相當多元,在此僅略舉一二。此外,若對方是業界專家,可以參考其在公司職位來列;若對方有博士學位,則通常會以「Dr.」稱之。
(表一 )不同層級學者的英文寫法
中文 | 英文 |
名譽教授 | Professor Emeritus |
特聘教授 | Distinguished Professor |
講座教授 | Chair Professor |
教授 | Professor |
副教授 | Associate Professor |
助理教授 | Assistant Professor |
兼任教授 | Adjunct Professor |
資深講師 | Senior Lecturer |
講師 | Lecturer |
目錄範例
目錄Table of Contents
議程表……………………………………………………2
Agenda
會議規則與注意事項……………………………………5
Rules and Regulations
專題演講主講人簡歷……………………………………8
Keynote Speaker
專題座談一:與會人員簡歷 …………………………20
Session 1: Speaker and Panelists
專題座談二:與會人員簡歷 …………………………24
Session 2: Speaker and Panelists
【專題演講】創意產業管理新趨勢 …………………28
主講人: 英國華威大學文化政策研究中心Chris Bilton副教授
Keynote Speech: The Emerging Trends in Management in Creative Industries
Keynote Speaker: Chris Bilton, Reader (Associate Professor), Centre for Cultural Policy Studies,
University of Warwick, UK
【專題座談一】創意產業人才管理策略 ……………36
主講人:日本一橋大學創意研究中心佐藤學特聘教授
Session 1: Talent Management Strategies in Creative Industries
Speaker: Manabu Sato, Distinguished Professor, Center for Creative Research, Hitotsubashi
University, Japan
【專題座談二】創意產業管理人才培育策略 ………52
主講人:澳洲墨爾本皇家理工大學Mary Taylor 教授
Session 2: Strategies for Talent Development in Managerial Positions in Creative Industries
Speaker: Mary Taylor, Professor, RMIT University, Melbourne Campus, Australia
議程表》留意活動性質 輕鬆掌握排程
議程表上必須包含日期、時間、地點、活動場次、演講主題與報告順序等。注意事項如下:
一、日期:若採用美式寫法,應以「月日年」來表示,如「 10, 2014」;亦可採用英式用法,以「日月年」來表示,如「10th Sept., 2014」。兩種都正確,但建議在會議手冊中採用一致寫法。
二、時間:一種是24 小時制,如「15:20-16:50」;另一種則是標註上午(m.)/下午(p.m.)的12 小時制,記得兩個字母都要有縮寫點,如「3:20 p.m.-4:50 p.m.」。
三、地點:用來表示活動場地的英文詞彙為「Venue」,意為集會活動的發生地。
四、活動場次:很多人會把議程中「活動」的英文誤用為「activity」,其實大部分情況都應使用「event」。activity 主要指的是整體過程中的一些活動,強調活動的狀態或是現正進行的活動;而event 強調某個事件或活動的整體。通常在研討會或論壇中,除了一連串延續的動作或小型活動會使用activity,大都使用event,如晚宴或工作坊的舉辦等。
五、報告順序安排:一般來說,專題演講(keynote speech)會安排在開幕第一場,也是最重要的一場,揭示本研討會的方向,演講時間至少30 分鐘或一個小時左右。除非演講者同意,否則不接受與會者現場提問。
另外,議程表中也會羅列出所有參與報告或討論的專家學者,其中,須留意「與談人」在英文中有「panelist」與「discussant」的差別。一般研討會或論壇通常會穿插進行專題討論(panel discussion),由主持人(moderator或host)帶領,參與討論的學者或專家就叫做panelists。而在重要的演講或論文發表場次,通常會安排一些回應者,這些回應者則稱之為discussant。
議程表範例
Agenda
Date | Time | Events |
March 10, 2018 (Saturday) | 09:30-10:00 | Registration |
10:00-10:20 | Opening Ceremony | |
10:20-11:50 | Keynote Speech:
The Emerging Trends in Management in Creative Industries |
|
11:50-13:30 | Lunch | |
13:30-15:00 | Session 1:
Talent Management Strategies in Creative Industries l Moderator: Dr. XXX (5 mins) l Speaker: Dr. Manabu Sato (30 mins) l Discussants: l Q & A (15 mins) |
|
15:00-15:20 | Tea Break |
(編註:因版面篇幅有限,議程表範例Session 2 內容略)
會議規則》善用四大句型 事先提醒
會議規則通常包括響鈴規則、提問方式與資料引用提醒等,下以實例介紹四種常用句型。
一、S + V, Ved:在主要子句後方加上動詞被動態(Ved),表示一種被動的狀況或補充說明前面的主要子句。通常主要結構的含義會影響後面的事件,或由後段文字延續前面句子的說明。(見例句1)
二、…use + 語言…as:註明研討會議所使用的語言。(見例句2)
三、be limited to + 時間:用以表示該活動應控制在一段規定的時間內。研討會中,時間控制相當重要,與會觀眾提問時,主辦單位通常也會限定在二到三分鐘內。(見例句3)
四、identify oneself by + 方法/ 工具/ 手段:要求與會者提問時,先介紹自己,例如敘明姓名、職稱等,以便他人辨識。(見例句4)
會議規則範例
Rules and Regulations
- (例句1)The Symposium is a one-day meeting, divided into one keynote speech and two panel sessions. (例句2)The meeting uses Chinese and English as its official languages, with simultaneous interpretations provided for all participants.
- For better time control, the presenter will be given three-minute reminder with a short bell ring. When the time is up, the bell will ring twice. (例句3)Each question in Q&A session is limited to 2 minutes. (例句4)All persons who would like to join Q&A shall identify yourself by stating your name, the affiliated institution, and the job title before presenting your comments or questions.
- During the symposium, please turn your cell phone to silent or vibration mode.
- All presenters’materials are working drafts; to cite, please ask for their permissions.
會議規則與注意事項
- (例句2)本次會議為期1 天,分為1 場專題演講及2 場專題座談。 (例句2)會議官方語言並採「中文及英文」,全程並安排中英文同步翻譯。
- 為了順利掌控議程進度,發表人時間剩餘3 分鐘時響鈴1 次,時間結束響鈴2 次。(例句3) 每人每次提問以2 分鐘為限。(例句4) 如想參與提問,請先敘明服務單位、職稱及姓名,接著再提出您的評論或問題。
- 會議進行期間,請將手機調為靜音或震動模式。
- 發表人之會議資料皆為初稿,如需引用須徵得本人同意。
編輯原則》留心專家簡經歷 謹慎編纂
會議手冊篇幅應適中,例如學者專家的簡歷,可摘要三到五項較為重要或近期的經歷即可。但任何編纂都建議寄給相關人士審視。(本文由陳超明、許瑞娟共同撰寫)
英文會議手冊必學關鍵字
agenda(議程)
venue(地點、發生地)
moderator(會議主席、會議主持人)
panelist(專題討論與談人)
opening ceremony ∕ closing ceremony(開幕式/閉幕式)
reminder(提醒物,可指研討會之響鈴)
affiliated institution(所屬機構)
job title(職稱)
silent mode ∕ vibration mode(手機的靜音模式/震動模式)
cite(引用)
About陳超明
台灣全球化教育推廣協會理事長
實踐大學應外系暨創意產業博士班講座教授