上一期本專欄介紹了國際研討會或論壇的英文致詞稿如何撰寫，並提供實用的國際溝通句型和必學單字。然而，當國際研討會開始舉行時，現場流程掌控又有哪些「眉角」該注意呢？
秀玟辦理的國際研討會總算如期開始了。現場有如戰場，有許多需要提醒的事項要處理，秀玟必須扮演作戰指揮官的角色，整合公司所有員工、外聘臨時接待人員及飯店工作人員，辦好這次研討會。
國際研討會現場，最重要的是接待及流程掌控。現場除國外貴賓外，也有不少本地機關官員來賓及參加者，除了該有的後勤支援、會場布置與接待外，整體會議的成敗，來自整個會場的掌控。
在會議正式開始之前，工作人員須為與會來賓及參加者事先準備好已印製單位、頭銜及姓名之名牌。由於是在台灣舉辦，最好能有中英雙語，名牌格式可因各公司或單位性質不同，適當調整（見中英文名牌範例）。會議開始後，為使所有與會人士都能了解現場情形，司儀最好能具備雙語能力，除了介紹來賓，也須提醒會議參加者一些基本的會議需求：如口譯設備借取、時間提醒、關掉手機，以及用餐地點等。可參考「研討會流程及司儀控場致詞範例」，進行雙語的流程管控。
以下我們將以實例介紹實用句型：
三大實用句型 讓國際會議司儀輕鬆上手
一、S + am/is/are + honored to V 表示很榮幸做某件事時，可以使用這個句型，常作為介紹重要賓客時使用。（見例句1 ）
二、S + is/are served + (place) 某樣東西在某地方提供服務。在研討會中指示午餐、茶點、飲用水等物品的供應位置時，可以使用這個句型。（見例句2 ）
三、S + is/are reserved for + N「保留給⋯」舉辦大型研討會，為照顧到各種需求，常常會安排一些預備好的環境給有需求的特定人士，如安排素食區給素食者、安排保留席給會議講者及討論者，司儀都可藉此句型向外國賓客說明。（見例句3 ）
感謝狀及會議現場細節須知
台灣官方機構或學術團體，經常準備感謝狀，以答謝遠道而來的專家學者，也作為參加此次論壇的紀念及出席證明，其格式如下。
此外，舉辦國際研討會，在現場也應該注意以下細節：
- 會議語言最好以中英文雙語進行，以免 從國外前來的貴賓無法透過司儀指示了解現場狀況，也無法與講者進一步的交流。
- 會議現場指示標語必須採用雙語，並簡潔 有力，符合國際慣例。越來越多的國際研討會，會在現場製作一個QR Code（分不同語言），可以連結會議議程、手冊，會場地圖等。
- 會議進行，必須有專人提醒主持人及演 講者、討論者有關時間的掌握，以免耽擱後續的行程。可以事前製作如 two minutes left、oneminute left、time’s up 等牌子，舉牌提醒。同時注意避免使用鈴聲，以免造成對會議干擾或對演講者的不尊重。
（本文由陳超明、許瑞娟共同撰寫）
陳超明
台灣全球化教育推廣協會理事長
實踐大學應外系暨創意產業博士班講座教授
掌控國際會議現場流程必學字詞
turn off your mobile phone 關閉手機
simultaneous interpretation 同步即時口譯
keynote speech 主題演講
an opening remark 開場致詞
take a group photo 照團體照