【陳超明×國際溝通講堂】籌備國際研討會 跟催資料與授權書


作者/陳超明

上一期我們藉由教大家如何籌備國際研討會的口譯與行程安排,學會使用簡單的句型,與國際講者溝通。對國際研討會承辦人員來說,彙整、跟催會議資料又是另一件重要且吃力的工作了。如何依專案期程取得每一位講者的簡報檔案,著實考驗承辦人員的專案管理與溝通協調能力。今天,讓我們從「會議資料提醒與催促、授權書研擬與確認」等主題,一起來看看該如何用英語解決問題吧!

秀玟籌備國際研討會至今已歷時四個月,轉眼間,離國外講者抵台日期僅剩兩個半月。秀玟每天都必須解決許多繁雜問題,尤其是總經理特別關注研討會的進行方式,不僅想提前了解國外講者的演講方向,更要求研討會需全程錄影、線上轉播等,要求秀玟務必取得授權書。此外,秀玟還必須聯繫國內與談人,其中部分與談人也想提前取得國外講者的演講資料,以便參考。秀玟當初已經跟國外講者說好7 月中旬提供摘要,8 月中旬提供簡報檔案,現在卻必須提前,秀玟傷透腦筋,不知該如何開口。

一般來說,當國外講者答應邀請時,承辦人員就必須事先告知會議資料的需求內容及繳交期限,內容包括個人簡介、照片、300 至500字的演講摘要及簡報檔案等。以下我們將從「截止期限提醒」、「截止期限提前」、「截止期限延後」等三種不同情境,舉例說明英文信函的撰寫方式。

 

寫信向講者提醒截止期限

截止期限前一至二周,專案人員最好事先提醒國外講者,以免國外講者忘記期限,延誤整體期程。

Dear Professor Sato,

Good day.

We would like to remind you that 1 your PPT file for the presentation will be due this week. It would be greatly appreciated if it could reach us by this Friday. If you have any question, please kindly let us know. Thank you very much.

Have a nice day.

Best Regards,

Wendy Chen

親愛的佐藤教授,

您好。

我們冒昧提醒您, 1 本周為您提供簡報PPT檔案的截止日期。如果您能在星期五前,將檔案寄給我們,將不勝感激。如果您有任何疑問,懇請告知我們。非常感謝您。

祝您有愉快的一天。

致上我最好的問候,

陳秀玟

 

寫信向講者說明截止期限提前

有時因某些突發狀況(例如:主管想提前了解演講內容、翻譯需要較長期程、與談人希望提前取得會議資料等),須詢問能否將截止期限提前。

Dear Dr. Taylor,

My mail dated on 10th March reminded you that we need your 300-500 words’ abstract by 15th July and PPT file by 1st August. However, some discussants hope to receive the abstract and PPT from speakers earlier so that they could prepare their talk appropriately responding to your presentation.

I am sorry for advancing the due date, but would it be possible for you to provide the abstract by 1st July and PPT slides by 15th July?

Sorry for the rush and inconvenience. If you have any problem about the deadline, please feel free to let us know.

Thanks again for your understanding.

親愛的泰勒博士,

我在3 月10 日寄給您的電子郵件中,提醒您我們需要在7 月15 日前收到您300 到500字的摘要,8 月1 日前收到簡報檔案。然而,幾位與談人希望能早一些收到講者的摘要與簡報檔案,以便他們的演講內容能適切地回應您的報告。

我很抱歉提前截止期限,但您是否可能在7 月1 日前提供綱要,7 月15 日前提供PPT 簡報檔案呢?

很抱歉如此急迫且造成您的不便。如果您對於截止日期有任何問題,請讓我們知道。

再度謝謝您的諒解。

 

寫信向講者說明截止期限延後

有些國外講者可能因為行程規畫,或是認為不需要太早提供檔案,而無法依期限提供資料。

Dear Wendy,

I can’t send my slides to you by 15th July because I am on a business trip and will be in Paris until 18th July. I will send the slides to you by 15th August. I believe this is ok since the talk is in September.

Best Regards,

Chris Bilton

親愛的秀玟,

我沒辦法在7 月15 日前將檔案寄給妳,因為我正在出差,將會在巴黎待到7 月18 日。我會在8 月15 日前將檔案寄出。我相信時間上沒問題,畢竟演講是在9 月。

致上我最好的問候,

克里斯•比爾頓

 

遇到講者表示無法依期限提供資料,承辦人員可視實際情況,配合將截止日期稍加延後。

Dear Professor Bilton,

Thank you for the prompt reply. 3 Is it acceptable for you to send me the slides by August 1st? 4 Although the symposium is in September, the proceedings are supposed to be edited first and printed by the end of August. Thank you for the kind help.

親愛的比爾頓教授,

感謝您即時回覆。3 請問您是否能在8 月1 日前將檔案寄送給我呢? 4 雖然研討會在9 月,但會議手冊會先排版,並預計在8月底前送印。感謝您的幫忙。

 

授權書研擬 細節確認需謹慎

Dear Dr. Taylor,

Good day.

I am writing to ask for your permission to upload the live video of the Symposium to the YouTube.

For official records, we need to transcribe the whole meeting in our final reports. And your videoed presentations and transcripts are used for records and the internal use and will not be publicized to the general public for any commercial purpose.

Attached is the document of authorization for your reference. If you have any questions, please advise us for any change or revision.

親愛的泰勒博士,

您好。

我致信給您,是想請求您同意我們將研討會現場錄影上傳至YouTube 同步轉播。

為了正式紀錄,我們需要在成果報告中提供會議實錄。報告中將會使用您演講的錄影畫面與演講內容文字紀錄,但僅供內部使用,不會為了任何商業用途,對外公開發布。

檢附授權書草案供您參考,如有任何問題,請將您希望改變或修改的部分告知我們。

 

正式授權書範本

RIGHT OF PUBLICITY

GENERAL RELEASE

I, _______________, hereby agree and consent to the following:

I grant to Ministry of Culture, Taiwan, the following rights, as applicable:

□ To take photographs or videos that many contain my likeness, as well as the likeness or images of my property (the photograph and the presentation).

□ To take, record, or obtain presentation materials including the abstract, presentation files, and the draft from me.

□ To use, copy, distribute, and otherwise use, either in whole or in part, the photographs and presentations for non-commercial purposes in

□ One or more film, videotape, or multimedia productions; and/or

□ On Ministry of Culture’s website and/or

□ On YouTube website and/or

□ In official final reports

Ministry of Culture shall have the right to reproduce and display the photographs, videos, and presentations, in whole or in part, provided that any modifications or alterations made to such materials do not significantly alter or misrepresent the original contents.

AGREED BY

________________________________ (sign here)

 

五大實用句型 溝通有條理、不失禮

  1. S + will be due + 時間

表達某事或某物將會在何時到期,或說明某事的截止日期時,建議可以用will be due,再加上時間點的句型。(見P.72 例句 )

  1. Mail/Letter dated on + 日期

表示「在O 月O 日寄出的郵件中,……」,為商業書信普遍使用的句型。除了可用來提醒對方之前曾告知某些事情外,在修改或變更條件時,亦經常使用此句型來提醒對方當初說法。(見P.73 例句 )

  1. Is it acceptable for you to + V

委婉請求對方做出特定回應或行為的句型,還包括:“It will be greatly appreciated if S +V”;“Would it be possible that S + V”;“We need to + V”;“we wish that”等句型。今天再介紹另一種說法給大家。”Is it acceptable for you to”,後面加上希望對方做出的動作或行為,以疑問句的方式,委婉地要求對方配合某些行為。(見P.73 例句 )

  1. Sth(物/ 事) + be supposed to be + V-ed(被動形)+ 時間點

說明專案計畫期程時,用Sth ( 物/ 事) + be supposed to be + V-ed ( 被動形)+ 時間點的句型,表示「某事應該在何時前完成…」。(見P.73例句 )

  1. I am writing to ask for your permission to + V

國際研討會的籌備過程中,有些事情必須事先徵得國外講者的同意,確保相關授權,例如:會議全程錄影、錄音、會議資料上傳至網路等。(見P.74 例句 )

 

預先告知 開放資料前先徵詢權限

部分機構會將國際研討會的會議手冊電子檔上傳到網站,供與會人士事先下載。然而,並非所有講者都願意公開簡報資料,承辦人員切記必須事先徵詢國外講者的同意。也有機構偏好在官網或YouTube 上安排實況轉播,讓無法實際與會的人亦能透過線上聆聽專業知識。然而,由於實況轉播屬於將會議全程對外公開發布,許多國外講者其實並不同意如此做法。為避免爭議,承辦人員在研討會召開前,務必事先徵詢國外講者的意見,並取得其授權。

 

國際溝通信件必學關鍵字

remind(提醒)

advance(將…提前)

videotape (錄影)

transcribe(錄寫)

publicize(公布、宣傳)

abstract (綱要)

PPT slides(PPT 簡報檔案)

proceedings(會議手冊)

transcript(文字紀錄)

document of authorization(授權書)

 

陳超明

台灣全球化教育推廣協會理事長

實踐大學應外系暨創意產業博士班講座教授


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